Kontorchef: hvem er denne, og hvad betyder?

I moderne forretning kan ingen virksomhed, der har et kontor, ikke gøre uden kontorchefs arbejde. Denne position indebærer administration og styring af arbejdsgangen på organisationens kontor.

Hvem er det?

I det væsentlige, kontormedarbejdere er Den informative og retningslinjer, hvor alle arbejder øjeblikke af virksomhedens konvergere og beslutsomhed. Han interagerer mellem hovedet og underordnede, oplyser almindelige medarbejdere om dokumenter underskrevet af lederen af ​​dokumenterne, interagerer med virksomhedens kunder, styrer korrespondance, skærme virksomhedens sundheds- og giver kontor kontoret, udfører direkte direktør og dens stedfortræder.

Kontorchef – en medarbejder, der giver hele kontoret af et fuldgyldigt arbejdsgang. Beskrivelse af erhvervet, vil hjælpe til bedre at forstå essensen af ​​arbejdet.

Ifølge klassificeringen af ​​arbejdstagernes erhverv og medarbejder indlæg, erhvervet som kontor manager og hans opgaver adskiller sig væsentligt fra erhvervet som sekretær. Kontorchef, først og fremmest, kontorlokaler arrangør, manager og administrator i én person. Erhvervet som sekretæren indebærer sin forelæggelse for en bestemt person (direktør, vicedirektør, topledere) og ledende kun hans affærer.

De officielle pligter i sekretariatet omfatter: udførelse tidsplanen af ​​hovedet, sin korrespondance, udførelsen af ​​specifikke instruktioner. Sekretæren besøger kun de anliggender hans direkte vejleder og blander sig ikke i office anliggender.

Office manager styrer alle de nuværende arbejde på kontoret, for det meste dette papir dokument flow. Hold øje med uafbrudt kontorudstyr, Giver virksomhedens medarbejdere papirvarer varer, Med tiden bringer til arbejdstagernes kundskab af ordrer, ordrer og annonceringer på kontoret, udgivet af hovedet, Tager indgående telefonopkald, Hvis det er nødvendigt, fører en mødekalender og rejser direktør. I dette tilfælde er den ledige stilling kaldes “Office Manager med sekretær funktioner”.

Ansvar og funktioner i virksomheden

Da arbejdet i det kontor manager omfatter organisatoriske, informative og administrative tiltag, sit ansvar job omfatter visse funktionelle opgaver. Dette er beskæftigelse og essensen af ​​aktiviteterne i office manager, som bør:

• Forbered kontorarbejde til en ny arbejdsdag: Kontrollér funktionen af ​​telefoner, computere og kontorudstyr, tilstedeværelsen af ​​forbrugsvarer (papir fyldte patroner til printeren)+
• Kontrol, følg renlighed i kontorlokaler, overholdelse af sanitære standarder (fuld belysning, ventilation, temperatur indendørs temperatur), kontrollere driften af ​​split systemer+
• buy papirvarer og med tiden give dem kontoransatte+
• For drikkevand, Rengøringsmidler, toiletpapir, servietter+
• Styr det aktuelle dokument management: Forberedelse af de nødvendige dokumenter, rapportering, der arbejder materialer er nødvendige for den fulde arbejde på kontoret, løse andre arbejdsbetingelser øjeblikke og opgaver+
• Daglig carry out kontrol af arbejdet for føreren og kurer+
• Ifølge de retninger af hovedet, Kontorchef Engageret i ansvarsfordelingen blandt medarbejderne, Sætter opgaven for dem, informerer de nødvendige arbejdsoplysninger til deres opmærksomhed, bestemmer deres ansvarsniveau, analyserer effektiviteten af ​​det opnåede resultat+
• Tælle og udarbejde et skøn over månedlige finansielle omkostninger om opretholdelse af kontoret, kontrollere dets gennemførelse+
• Leder fanen Arbejdstid, Antallet af dage og timer udarbejdet af hver medarbejder inden for rammerne af kalendermåneden, i tide for at overføre Tabellet til regnskabsafdelingen for lønopkvartering+
• Kontrol overholdelse af arbejdsdisciplin: Om desemination, tidlig pleje fra arbejde, arbejdstageres guder for at informere virksomhedens ledelse, holde regnskabsmæssige overtrædelser og manglende overholdelse af kjolekoden+
• Organiser møder, Registrer og hjælpe besøgende med at løse deres problemer.

De vigtigste kompetencer office manager omfatter forberedelse og afholdelse af forhandlinger, møder, møder:

• Han skal forberede alle de nødvendige materialer, give et udseende til begivenhederne i alle interesserede parter, føre referatet fra mødet+
• adfærd korrespondance med kunder og partnere i selskabet, Foretag mailing materialer+
• arbejde med indgående og udgående kontor korrespondance, registrere det at blive sendt+
• yde bistand og bistand til medarbejdere i at løse konflikter og kontroversielle situationer+
• Koordinere arbejdet i kontoret Ved afslutningen af ​​arbejdsdagen, kontrol kontorudstyr, belysning, split-systemer, aircondition til deres afbrydelse fra strømforsyningen+
• I nogle tilfælde, office manager er ansvarlig for søgningen og ansættelse af nye medarbejdere (Placerer oplysninger om de nødvendige ledige stillinger på særlige steder, surfe på resumé, udfører indledende udvælgelse af ansøgere, forestår en samtale)+
• skriftligt eller telefonisk oplyser potentielle kunder På omkostningssiden af ​​varer og tjenesteydelser i henhold til prisliste+
• Consults om placeringen af ​​virksomhedens afdelinger, deres funktioner+
• fører base af kunder virksomheder+
• Udfører opgaver på stedet vedligeholdelse, Placering af reklamer om varer og tjenesteydelser, ordrer souvenir produkter, trykning, distribuerer oplysende materialer.

Krav og kvalitet

For at tage kontor office manager, skal ansøgeren have centrale færdigheder, der er nødvendige for at opfylde dette arbejde, samt besiddelse af visse personlige og faglige kvaliteter.

Personlig

Personlige kvaliteter af en person er biologiske og sociale komponenter, der udgør hans identitet. Biologiske komponenter Mennesket får fra naturen, hans forældre og forfædre i form af et bestemt sæt af gener. Social komponent – Det er det sociale miljø, hvor en person er vokset op og opvokset.

Begge disse komponenter danner karakter og personlighed, der understreger personer med visse kvaliteter, både gode og negative. Samler sammen alle funktionerne i en persons personlighed, du kan få et objektivt pålideligt psykologisk portræt.

Disse funktioner omfatter sådanne træk som:

• ærlighed+
• Persistens i at nå målet+
• opmærksomhed+
• Selvdisciplin+
• Ansvar og organisation+
• Omhu, dyrkning+
• Indre adel+
• objektivitet+
• Kommunikation, høflighed, venlig holdning til folk+
• Collence, målbevidsthed, opmærksomhed, punktlighed+
• Uundgåelig, evne til at løse kontroversielle situationer mellem medarbejdere, optimisme og positive i alt+
• Detailhandel, Intelligence, Hjælp+
• Aktivitet, ambitiøshed.

For hver enkelt personlighed, den psykologiske og følelsesmæssige uddannelse af mennesket, hans arvelighed, det sociale miljø, som han er vokset.

Kontoradministratorens kontor passer ikke til en person med en eksplosiv hurtighærdet karakter, dårligt tilpasset i det sociale miljø, en ulovlig og Vychny.

Personlighedens negative kvaliteter kan tilskrives:

• ulempe, uopmærksomhed+
• Depressiv udsigt over livet, mangel på optimisme+
• Manglende evne til at samle i tide med tanker og konsekvent løse opgaverne+
• Aggressiv natur+
• Læner sig til sladder og intriger.

Forretning

Mands forretningskvaliteter – Dette er hans evne til at udføre visse arbejdsopgaver og funktioner.

De vigtigste af dem er tilgængeligheden af ​​en vellykket erfaring og uddannelsesniveau, såvel som personlige og forretningsmæssige kvaliteter af en person, der er tæt sammenflettet med hinanden.

For business kvaliteter, kan du bedømme, hvor effektiv ansøgeren vil være i stand til at organisere sin arbejdsgang, hvor kvalitativt vil udføre arbejdskraft opgaver betroet ham. For at kunne styre kontoret, skal ansøgeren have, ud over viden og færdigheder, definerede forretningsmæssige kvaliteter, som omfatter:

• Uddannelse, kvalifikationsniveau+
• erhvervserfaring+
• Hurtig læring, tilpasning i nye forhold+
• krævende for dig selv og andre+
• Evnen til at arbejde under forhold med multitasking, samtidig løse flere spørgsmål på én gang+
• Analytisk tænkning, evnen til fleksibelt og ikke-standard tror, ​​træffe de rigtige konklusioner, opsummere+
• forretning greb+
• ledelsesevner+
• Parathed til at arbejde overtid+
• Oratoric evner, diplomaticity og evne til at overbevise+
• Forretning kommunikationsevner.

Professionel

Professionelle kvaliteter af en person er en helhed af personlige og forretningsmæssige kvaliteter, plus alle de færdigheder, som han formåede at købe i hele sin karriere. I sin faglige aktivitet bør Office Manager:

• Nyd visse viden, færdigheder og færdigheder i området Office Management+
• professionelt anvende din viden og færdigheder i praksis+
• være i stand til at arbejde med dokumenter, Kend principperne om tilrettelæggelse af dokumentstyring, reglerne for dannelse af et arkiv+
• Vær en sikker bruger af en computer og andet kontorudstyr+
• For at grundigt kende dokumentstyringsprocessen, Arbejde med indgående og udgående mail, for at kende reglerne for registrering, i tide for at bringe hovedets opløsning til de strukturelle enheder, følg vilkårene for udførelse af selskabets medarbejdere i dokumenterne, der spurgte dem, sendt udgående korrespondance via post eller kurer+
• har administrative ledelsesmæssige færdigheder+
• Være i stand til hurtigt at udskrive, Kend de principper og regler for udarbejdelse af en eller andre dokumenter (ordrer, ordrer, instruktion, dekreter)+
• omgående disponere over nyttig viden (Kontakter af nødtjenester, el, VVS, middag levering)+
• Kend fremmedsprog (Ikke altid), men i nogle selskaber Kendskab til en vis fremmedsprog er den vigtigste forudsætning for kandidaten, og dette tilfælde office manager bør frit tale, læse og skrive på et fremmedsprog+
• være i stand til at tale kompetent og skrive, udtrykke dine tanker med en god litterært sprog+
• egen færdigheder business etikette.

Uddannelse og avanceret træning

Ingen af ​​de videregående uddannelsesinstitution underviser erhvervet kontor manager. Komplet træning og modtage et eksamensbevis eller certifikat for erhvervsuddannelse i budgettet eller private uddannelsescentre, skoler.

Kontorchefens erhverv er meget efterspurgt, det kan mestre på avancerede træningskurser, der har en anden grundskoleuddannelse. Hver arbejdsgiver har sine egne kandidatkrav til denne position.

I store virksomheder vil de som regel i denne stilling kun se en specialist kun med videregående uddannelse, Små virksomheder kan tage til dette indlæg en medarbejder med sekundær eller sekundær specialundervisning.

Det vigtigste er, at enhver arbejdsgiver lægger vægt på Erfaring i denne stilling, computerfærdighedsniveau, viden om kontorudstyr og evnen til at arbejde på det, Kendskab til grundlaget for kontorarbejde og arkivering, Kendskab til fremmedsprog.

Hvad skal man skrive i genoptagelsen?

At kompetent oprette et CV og få en værdsat position, du har brug for I detaljer, men ærligt angive alle oplysninger om dig selv: Personlige, professionelle, forretningskvaliteter, erfaring i et sådant indlæg, uddannelse.

Ved udarbejdelsen af ​​en oversigt, skal du overveje de specifikke krav i arbejdsgiverens angivet i stillingsopslag. Sørg for at angive det formål at opnå arbejde – det kan være en bestemt stilling eller en liste over stillinger, der hævder ansøgeren.

Niveauet af forventede løn vil give til at forstå arbejdsgiveren, at han kan tilbyde, og hvad en kandidat fordringer.

Giv ikke falske oplysninger om erhvervserfaring, uddannelse – Alt dette kan let kontrolleres, i dette tilfælde den ledige stilling for ansøgeren vil være utilgængelige, vil han simpelthen nægte.

Tilgængelighed af billeder – et positivt øjeblik for en kandidat, arbejdsgiveren skal vide, hvis CV overvejer. Kontorchef – virksomhedens ansigt, og arbejdsgiveren er ikke ligegyldig hvem der skal repræsentere det.

Sørg for at angive niveauet af din uddannelse, ofte en arbejdsgiver for denne positionAcceptere Specialist med højere økonomisk, juridisk, psykologisk eller filologisk uddannelse.

Sammenfatning skal afspejles af flere tidligere arbejdssteder, årsagerne til afskedigelse, kontakter af mennesker, der kan ringe og spørge om kandidatens erfaring og personlige karakteristika. Det er tilrådeligt at skrive om din civilstand, hobbyer og hobbyer.

Sådanne oplysninger vil være nyttige for arbejdsgiveren.

Ved at udarbejde et resumé, hold dig til dens struktur:

• personlig information – Navn, alder, kontakter+
• Personlig – Afsnittet anses for ikke obligatorisk for design, men det er bedre at udfylde det+
• Grundlæggende færdigheder og færdigheder – Angiv, hvilke kontorprogrammer der ydes, liste alle avancerede træningskurser, seminarer, træning, anden yderligere træning, du har bestået+
• erhvervserfaring – Angiv alle dine praksis, praktikophold, gennemførte projekter, frivillige programmer i kronologisk rækkefølge, specificere de virksomheder, hvor du arbejdede før, uddannelse og træning (afspejler alle uddannelsesprogrammer og retninger, der sluttede)+
• Anbefalinger – I dette afsnit skal du angive navnene og kontakterne hos dem, der kan anbefale dig til en ny arbejdsgiver, for at reagere positivt på dig.

Resuméet skal udarbejdes klart og kortfattet, ingen ekstra information i den burde være.

Hvis en ansøger hævder til kontorlederens stilling, så vil det være bedre ikke at afspejle dette afsnit overhovedet i resuméet. Ingen grund til at vise arbejdsgiveren manglende viden og færdigheder. I dette tilfælde er det bedre at beskrive dine personlige og forretningsmæssige kvaliteter, hvilken slags uddannelse er de vigtigste og yderligere (seminarer, træning).

Beskriv dig selv som en hårdtarbejdende, perfektioneret, udøvende, hurtigt instrueret person. Undervurder ikke dine talenter og evner, ikke klamre ud genoptages med unødvendige oplysninger.

Som erfaring, er det muligt at angive, produktionsmetoder, før diplom praktik, færdigheder organisere bestemte begivenheder, deltagelse i olympiader, konferencer, konkurrencer, alle former for test. Hvis du har nogen resultater og succeser direkte relateret til det fremtidige arbejde, skal du sørge for at disse oplysninger i resuméet.