Finesser af erhvervskommunikation via telefon

Kunsten at erhvervskommunikation er et vigtigt aspekt af forhandlings- og mange år ikke mister sin relevans. Intensiteten af ​​virksomhedens kommunikation via telefonen stiger fra år til år. Og med udviklingen af ​​mobilkommunikation bliver en af ​​de vigtigste måder at kommunikere. For at gøre de færdigheder af telefonsamtaler, er det vigtigt at kende de finesser og regler for erhvervslivet kommunikation.

Særegenheder

Telefonen i den moderne verden spiller en vigtig rolle, fordi med hans hjælp vores kommunikation med pårørende, venner, kolleger, ledelse og business kammerater foregår.

Så i løbet af en samtale med en vis kreds af mennesker, en person anvender den rette måde at kommunikere og, for eksempel, vil aldrig føre en dialog med sin chef, ligesom en nær ven. Denne situation bruger en mere officiel type kommunikation.

Business Etiquette bør også nyde medarbejdere, der udfører sociologiske undersøgelser af befolkningen, tage opkald fra kunder eller forhandle på telefonen. Ofte bliver netop succesfulde telefonsamtaler nøglen til gode forretningsforbindelser. Og selv selskabets image kan fuldt ud afhænge af arbejdstagernes evner til at udføre kompetente dialoger via telefon.

Midlertidige forretningsreguleringsregler for informativ samtale, som regel, er et minut. Hvis målet om opkaldet er at løse problemet, så kan tidsintervallet øges til tre minutter.

I øjeblikket udføres de fleste opkald af mobile enheder. Ved hjælp af dette kommunikationsværktøj er det nødvendigt at overholde nogle regler.

• Sluk altid telefonen eller placere den i vibration mode på et forretningsmøde med kunden, i biografen, på seminaret.
• Mobil enhed mere modtagelige for lyd end fastnet telefon. Derfor, i en situation, hvor, bliver på et offentligt sted, er det nødvendigt at foretage en personlig samtale uden indblanding udefra, kan du blot tale stille og roligt, og at samtalepartneren vil sikkert høre dig.

• Læg ikke for højt opkald på telefonen. Han kan skræmme rundt.
• Prøv at tale kort. Ved tilstedeværelse af tredjemand, samtalen bør ikke vare længere end 30 sekunder, ellers er der risiko kig uvidenhed foran en person. I tilfælde af at der er gode grunde til en telefonsamtale, for eksempel en relativ sygdom eller en stor deal, det skal anmeldes til stede om situationen.
• Undgå telefonsamtaler under forretningsfrokost. Hvis der er en skarp behov for at besvare opkaldet, så skal du afslutte på grund af bordet og tale i en mindre overfyldt sted.

Etikette

Etiske standarder i kommunikationen via telefon er vigtige for effektive arbejde i selskabet. Kultur af telefonsamtaler er en særlig form for erhvervskommunikation. Kendskab til reglerne for etikette vil bidrage til at styrke forretningsforbindelser og øge rentabiliteten af ​​organisationen.

• Det er nødvendigt for at byde den person, med hvem en telefonsamtale har. Den mest passende til dette er sætninger forbundet med tidspunktet på dagen ( “Godmorgen”, “God eftermiddag” eller “God aften”).
• Under tjenesten telefonsamtale, er det vigtigt at overvåge din egen intonation. For ikke at skubbe ud den samtalepartner, du har brug for at tale høfligt og roligt, så man undgår unødvendige følelser.

• Efter hilsen anbefales det at introducere dig selv og kalde dit navn, stilling og organisation.
• Hvis du ringer til en person, bør du altid afklare, om det er praktisk at tale i øjeblikket.
• Ifølge de standarder for etiske standarder, tage røret efter den anden eller tredje opkald.
• Under samtalen, bør du ikke ryge, spise mad eller drikke.
• Hvis kalven abonnent interesseret i en anden medarbejder i organisationen, så samtalen skal fremsendes til det eller inkludere forventning funktionen.
• I en situation, hvor du har lavet en fejl nummer, du har brug for, uden at spørge ekstra spørgsmål, undskyld til den samtalepartner og straks sige farvel.
• Aldrig ringe tidligt om morgenen, i løbet af en frokostpause eller før afslutningen af ​​arbejdsdagen.
• Sekretær eller assistent kan gøre eller besvare opkald i stedet for hovedet.

• Ring til personlige nummer til partneren eller kunden kan kun kaldes at han selv gav dig hans kontakter. Men i weekender og på helligdage er forbudt sådanne opkald.
• Der er tilfælde, at samtalen afbrydes på grund af dårlig forbindelse. I denne situation, den, der ringede først.
• Forsink ikke samtalen. En lang samtale kan forstyrre samtalepartneren og forårsage indignation. Hvis kommunikationen er forsinket, og målet med samtalen er ikke opnået, kan du ringe til klienten næste dag eller acceptere et personligt møde.
• Efter afslutningen af ​​samtalen anbefales det at takke samtalepartneren og høfligt sige farvel til ham, forud for spurgte, om han havde spørgsmål. Denne enkle handling vil gøre en samtale afsluttet og vil lægge sig til yderligere samarbejde.

Sådan forberedes du?

Telefonkonversationen skal være omhyggeligt forberedt og udføre en række specifikke handlinger. Overvej flere hovedpunkter.

• Ring til interlocutoren, efter at der er udarbejdet en klar samtaleplan. For at udelukke sekundære detaljer kan du lave grafiske eller skematiske skitser.
• Skriv ned vigtige spørgsmål, der ikke behøver at glemme at indstille i forhandlingsprocessen.
• Forbered dokumenter, der måtte være nødvendige i kommunikationsprocessen (korrespondance, rapporter, kontrakter).

• Find ud af forhånd på samtalepartneren, et praktisk tidsinterval for opkald.
• For at løse de modtagne oplysninger skal du udarbejde en notesbog eller en dagbog.
• Find ud af en fælles liste over personer, der deltager i en samtale for at kontakte dem ved navn og patronymisk.
• Før du ringer til nummeret, skal du prøve at tune ind på den positive måde, så din følelsesmæssige tilstand er utvivlsomt på grund af placeringen af ​​samtaleparten.
• Foretag en telefonsamtale tager hensyn til sikkerheden for kommunikationsværktøjerne på kontoret, fordi værdifulde oplysninger kan komme ind i konkurrenternes hænder.

Der er også elementer, der bør fjernes, og der ikke er tilladt i den kommende telefonsamtale.

• Ingen grund til at diskutere forretningsmæssige problemstillinger med en ukendt eller tilfældig person. Bedre udpege et personligt møde.
• Det anbefales ikke at kræve en afgørelse fra en person, der ikke har autoritet eller finder anden måde. På telefonen kan han acceptere samtykke, selv om det vil være en modstander af denne beslutning.
• Må ikke gav udtryk anmodninger, hvis der ikke er tillid til, at den samtalepartner er enig med dig og ønsker at få hjælp.

Ingen grund til at være tavs i håndsættet i lang tid, ellers den kaldende person får det indtryk, at han ikke lytter til ham.

Hvordan til at tale ret?

Den rolle, som telefonen i erhvervskommunikation bugten. Meget ofte han distraherer fra hastetilfælde udført i løbet af dagen, men samtidig fremskynder løsning af mange opgaver. Det er derfor, det er nødvendigt at assimilere principperne for telefonsamtaler, som bidrager til dens mere effektiv brug.

Det er meget vigtigt at eje teknikken til erhvervskommunikation til medarbejdere, hvis specifikationer er i telefonforhandlinger med potentielle kunder. Mange virksomheder forsøger fra de første ord for at etablere kontakt med opkalderen for at gøre det til en rigtig klient.

Det første indtryk under telefonkommunikation afhænger direkte af stemme og kompetent tale, fordi samtalepartneren er i første øjeblik, repræsenterer det virtuelle billede af, der snakker til.

Virksomheder konkurrerer med forskellige måder at tiltrække kunder på. Et vigtigt stadium i fremme af tjenester – salg via telefon, og derfor ledere skal korrekt og taktfuldt udføre dialoger med kunder, ellers vil rentable kontrakter gå til konkurrenter.

Tips og anbefalinger

Følgende råd vil hjælpe dig med at opnå succes i erhvervskommunikation via telefon.

• Det anbefales at foretage opkald til en person, der har haft nogen nyttig service. Traktdsord er meget vigtige for fremtidigt samarbejde.
• Altid smil, bruger en samtale. Dit smil og optimisme vil helt sikkert føle abonnenten.
• I forbindelse med forhandlinger skal du forsøge at forudsige kurset af samtalepartnerens tanker.
• Aldrig udtale et unormativt eller colloquial ordforråd. Dette modsiger kommunikationskulturen.
• Brug udtryk og udtryk, der vil blive forstået af kalvpersonen.
• Dæk ikke håndsættet med hånden, taler parallelt med nogen. Dette manifesterer respekt for samtalepartneren.
• Forklar din position trygt og præcist, fordi nøjagtigheden er høflighed af konger.

Lyt omhyggeligt til den, der ringer op, for ikke at miste tankernes forløb. Hvis du beder dig om at duplikere oplysninger, kan samtaleren måske ikke lide det, og dit ry vil være i fare.

• Forhandlinger er vigtigt at føre hurtigt, besvares stillede spørgsmål uden forsinkelse og forvirrende forslag. Pause kan være berettiget, når en specialist er engageret i søgningen efter dokumentation nødvendig for forhandlinger. Hvis pausen er trukket, så den person har fuld ret til at afbryde kommunikation.
• På de øjeblikke af telefon, reel eller virtuel kommunikation er det nødvendigt at være yderst høflig. Skrig og samtale om forhøjede farver betragtes som en overtrædelse af etik.
• Fareful med samtalepartner korrekt, da den dygtige samtale samtale er ikke mindre væsentlig end hovedparten af ​​dialogen. Du kan aktivere følgesvend til den første til at hænge telefonen. Således vil du afslutte samtalen på en venlig bølge.

Selvfølgelig held til at kommunikere på den telefon, du har brug for at have en god diktion. For at gøre dit indlæg udtryksfulde, og stemmen er behageligt, bruge erfaringerne fra den følgende video.