Profession Sekretær

På kontoret for næsten ethvert moderne selskab har sekretæren et særligt sted. Dette er en specialist for at hjælpe med at opretholde organisationens ordre og effektivitet. I det væsentlige er dette en mægler mellem hovedet, medarbejderne, partnere og kunder. Få denne position er normalt let – ikke altid krævet videregående uddannelse og stor erfaring. Og for at opbygge en god interessant karriere i fremtiden, kan du, hvis du gør de opgaver kvalitativt og ansvarligt.

Professionens historie

Angivelsen af ​​sekretærens erhverv er bemærket i de gamle Roms dage. Ifølge historikere hyrede sådanne arbejdere patricians og skyndte sig eller lige rige borgere i landet. Sekretærer arbejdede mænd fra lavere ejendomme, der har en god uddannelse. På det tidspunkt var forpligtelserne hos sådanne ansatte workshop, korrespondance og ofte finansiere og endog arbejdsgiverens hemmeligheder.

I Rusland optrådte generalsekretæren i 1720. Takket være Peter I. Erhvervet blev præsenteret med strenge krav – tilstedeværelsen af ​​uddannelse, godt kendskab til love, forståelse alle de finesser og detaljerne. Placering af personlige sekretær blev efterspurgt fra 1840 g. – Mange ledere af forskellige virksomheder ofte brug for en personlig assistent.

Kravene til erhvervet var høje, for enheden for et sådant arbejde behov for særlige færdigheder. Så begyndte de første sekretær kurser for at blive vist.

Den moderne erhverv af sekretæren er ofte en reception og organisatorisk arbejde på kontoret – bistand ikke blot til hovedet, men kolleger og besøgende. I dag sekretæren betragtes som en persons ansigt, og på hans eller hendes udseende besøgende bedømme soliditeten af ​​hele virksomheden. I dag er dette erhverv betragtes overvejende kvindelige grund af sin specificitet. Under udviklingen af ​​erhvervet, blev flere retninger sekretariatets afhængig af specialisering dannede.

• Office Secretary (Office Manager). Toldene er fordelingen af ​​telefonopkald, et møde af gæster, der opfylder ledelsens anvisninger og sikrer kontorets stabile funktion (bestilling af papirvarer, vand osv.). For posten for kontoret kræver medarbejderen ikke særlig uddannelse. I karrierestrappen starter denne position ofte.

• Sekretær referencer. Positionen ligner kontorchefens arbejde, men mere ansvarlig og kompliceret. Her vil de opgaver være forberedelsen af ​​projektbeslutninger, redigering af dokumenter, udarbejdelse af tekster til lederne af hovedet ved forskellige arrangementer, samt delvis kontrol af arbejdet for de ansatte i organisationen. At opnå dette indlæg kræver specialundervisning (kurser, træningscenter).

• Personlig assisterende manager. Dette indlæg anses for hæderlig. Denne assistent har brug for at etablere relationer med manualen og skabe en atmosfære af tillid. For at opfylde opgaver, kendskab til erhvervets specifikationer, grundlaget for kontorarbejde, stressbestandighed og selvtillid. Arbejde, som regel, er at løse de organisatoriske og administrative opgaver.

Ud over disse erhverv er der flere specialiseringer med smalle specifikationer.

• Levering. En medarbejder, der systematiserer dokumentationen, udarbejder konti, registrerer en indgående og udgående korrespondance, danner et arkiv.
• Sekretær-oversætter. Ud over de vigtigste opgaver vil det være nødvendigt at eje et fremmedsprog på et højt niveau. Medarbejder deltager i forhandlinger med udenlandske partnere.
• Retssekretær. Medarbejderen tjener i retten, kontrollerer udseendet af mennesker til møder, fører til høringsprotokollen, er retsakter og udfører forskellige instrukser fra dommeren.
• Teknisk Sekretær. For at opfylde opgaver er det nødvendigt at eje den “blind” metode til udskrivning, reagere på telefonopkald og være i stand til at arbejde med kontorudstyr.

Yderligere karakteristiske træk ved det moderne erhverv er:

• Forretningsrespondance+
• Højtrykshastighed “Blind” -metode – uden at se på tastaturet og bruge alle 10 fingre+
• Evne til at nyde en række kontor kontorudstyr+
• Evnen til at systematisere dokumentation (korrespondance, arkiv).

Den komplette liste over sekretærens nødvendige færdigheder dannes normalt afhængigt af virksomhedens struktur og hovedets krav.

Fordele og ulemper

Fordelene ved erhvervet kan kaldes følgende:

• Ingen fysisk anstrengelse+
• Det er muligt at få vigtige kommunikationsevner og etablere nyttige links+
• Ingen grund til at have en specialitet for at få et job+
• Arbejde i komfortable forhold+
• I nogle tilfælde er det muligt for personlig brug at bruge Office Office-udstyr (kopimaskine, scanning)+
• Nogle gange kan du kombinere studier og arbejde.

Som i ethvert andet erhverv har sekretærens stilling sine ulemper:

• Permanent placering i ledelsen+
• Dagligt upåklageligt udseende (især vigtigt i store virksomheder)+
• Forsylige opgaver og rutinemæssigt arbejde (ofte typisk for små organisationer)+
• Arbejdet er ofte forbundet med stress+
• udfører personlige opgaver af de chefer, der ikke er relateret til arbejde+
• har sjældent mulighed for selvrealisering+
• Operationsform kan ikke være non-noned.

Udviklingsperspektiv for sekretæren forbliver ofte. Nogle ledere har ikke travlt med at miste en god medarbejder og oversætte den til en anden position. Andre i forhold til ansvarlige, hårdtarbejdende og professionelle arbejdstagere viser forståelse og ofte rejser.

Job beskrivelse

Et dokument, der har til formål at regulere medarbejderens rettigheder og forpligtelser – jobbeskrivelsen, det er lige så vigtigt for sekretæren og for lederskab. Den indeholder begge parters rettigheder og forpligtelser i beskæftigelsesaftalen, hvilket gør det muligt at anvende det som et redskab til effektiv koordinering af produktionsprocesser.

Unified form for instruktioner findes ikke, så det kan kompileres ved hjælp af et færdigt mønster eller udvikle dit eget dokument. Når du udarbejder et dokument, er det vigtigt at overveje, at sekretarierne i hvert selskab udfører forskellige funktioner, på trods af det forenede hovedarbejde.

Jobinstruktionen skal udarbejdes i overensstemmelse med professoren og indeholde følgende hovedafsnit.

• Generelle bestemmelser.
• Funktioner.
• Officielle opgaver.
• Rights.
• Et ansvar.

Ud over de vigtigste ansvarsområder har yderligere funktioner lov til at foretage en aftale om specialisering. Således vil udgiverens, tekniske sekretærs, militær- eller videnskabssekretæren indeholde lignende grundlæggende sekretariats funktioner, men adskiller sig i specialiserede opgaver, der skal specificere i dokumentet.

Ansvarsområder

I en klassisk forståelse omfatter følgende funktioner de vigtigste angivne opgaver i sekretæren:

• Giver administrative aktiviteter i hovedet+
• Med en virksomhed svarende til opkald og e-mails+
• Accepterer og omfordeler korrespondance, forbereder og sender svar på modtagne bogstaver+
• producerer en samling og forarbejdning, der er nødvendig for chefen for oplysningerne, sikrer kontorarbejdet+
• Tager dokumenter fra medarbejdere til videre overførsel til underskrift og bekendtskab+
• Engageret i forberedelsen af ​​møder, møder og konferencer, fører deres protokoller+
• Køb papirvarer og andre produkter, er nødvendige for at sikre uafbrudt liv af kontoret+
• løser de organisatoriske opgaver for modtagelse medarbejdere og besøgende+
• udfører andet arbejde i forbindelse med positionen.

Derudover kan det være de opgaver:

• Kontrol af udførelse af ordrer og ordrer+
• Scan og kopi dokumentation+
• Annuller eller overførsel af frister+
• Bestilling af billetter og hotelværelser+
• Udarbejdelse af rapporter om rejseudgifter+
• Udarbejdelse af drikkevarer og behandler for gæster.

I bred forstand af ordet, sekretæren gør enorme arbejde med at skabe og fremme positivt omdømme og vedligeholdelse af virksomhedens image.

Personlige kvaliteter

Sekretæren på arbejde er ofte ofte kommunikere med forskellige mennesker, så en god technicist skal opfylde følgende krav:

• Neatness+
• nøjagtighed+
• Goodwill+
• en kultur af tale+
• Kommunikation+
• Ingen skadelige vaner.

Da sekretæren er “ansigt” af virksomheden, en integreret kriterium er den behagelige udseende af medarbejderen. Det er vigtigt her at bemærke, at vi taler om den følelse af stil og tilgængeligheden af ​​smag, og ikke om modellen udseende. Ofte, kvinder bliver sekretærer, fordi det menes, at de er mere specielle for den fleksibilitet, stress modstand og evne til at skabe en hyggelig stemning på kontoret.

Et ansvar

Specificitet af sekretærarbejde er til regelmæssigt at assistere den førende i at gøre forretninger. Af denne grund er sådanne faglige kvaliteter er ekstremt vigtigt:

• et ansvar+
• punktlighed+
• opmærksomhed+
• Ydeevne+
• læring+
• Organisationer.

Tilstedeværelsen af ​​disse forretningsområder kvaliteter vil tillade kompetent og klart udarbejde dokumentation og rutine af dagen. Og evnen til at etablere kontakt med folk vil sikre et effektivt samspil mellem ledelse, team og klienter.

Uddannelse

For at få arbejde på posten som sekretær, er det ofte ikke nødvendigt at have en videregående uddannelse, er det ganske velegnet til gennemførte specialiserede kurser. Nelisses vil være den opnåede viden inden for psykologi, hastigheder og stenograph. Den grundlæggende viden om erhvervet som sekretæren kan fås i specialiserede gymnasier. En sådan uddannelse er til rådighed for dem, der er uddannet fra 9 eller 11 skoleklasser, og vil tage 1-3 år, afhængig af den eksisterende ungdomsuddannelserne.

Hvis valget faldt på en solid virksomhed, er det vigtigt at få en profil uddannelse. For eksempel, i Udenrigsministeriet Udenrigsministeriet er der et uddannelsescenter, der gennemfører forberedelsen af ​​sekretærer. Centret underviser Computer Literacy studerende, det grundlæggende i kontorarbejde, forretningsetik og etikette, engelsk. Da indenlandske universiteter ikke foreslå en sekretariatsbistand uddannelse, den fordel, at kandidater med eksamensbeviser inden for filologi, kommunikation, psykologi og andre lignende områder. Nogle virksomheder tilbyder uddannelse til kandidater, der er villige til at ansætte.

Arbejdsplads

Sekretæren kan betjenes i en god organisation, i virksomheden af ​​små virksomheder og i den offentlige institution, for eksempel i skole eller universitet. I dag er sekretærer eller assistenter brug for næsten alle leder. Placeringen af ​​sekretariatet vil indhylle forskellige myter – nogle taler om starten på en interessant karriere fra dette erhverv, og andre hævder, at stigningen stort set ikke er modtaget.

Faktisk fremme af karrierestigen høj grad afhænger af personlige egenskaber. Initiativ og hårdt arbejde vil bidrage til at flytte til en højere position i virksomheden, for eksempel, først en assistent manager, og derefter bliver en leder. Videreudvikling i virksomheden vil være allerede i hænderne på specialist.

Hvad en mellemløn?

I begyndelsen karriere er det svært at regne med en høj løn. Medarbejdere uden erfaring Arbejdsgivere tilbyder normalt løn 15000-20000 rubler. Afhængigt af bopælsområdet. I større byer er lønningerne normalt mere. Den gennemsnitlige løn af en erfaren medarbejder er 30000-45.000 rubler. i Rusland. Eksperter af højere kvalifikationer, for eksempel personlige assistenter af ledere og referencer tjener 60000-80000 rubler.

Det er vigtigt at forstå, at lønnen ofte ikke kun afhænger af stillingen, men også fra organisationen eller virksomheden, hvor vi gerne vil få et job. Så i en solid virksomhedsløn ved sekretæren når 300.000 rubler.