Organiser din dag på samme måde som de mest produktive mennesker gør

Mange af vores læsere kan ikke lave en daglig tidsplan, der ville gøre det muligt at udføre mange af alle slags opgaver. Vi ønsker at hjælpe disse mennesker. Her er nogle enkle og nyttige tips fra folk, der anses for at være produktivitetsgenier.

Stephen Covey-systemet

Hvis du er en regelmæssig læser af Time Magazine, kender du Stephen Covey. Manden er en ledelsesekspert og coach – hans metoder er populære i mange lande. Hvis de taler om forretningslitteratur i Time, nævner de altid denne mands bog. Den hedder The Seven Habits of Highly Effective People. Det er den, der fortæller dig, hvordan du får succes. Kort sagt, det er nødvendigt ikke at være doven og hele tiden forbedre sig. Og det første, man skal gøre, er at gøre de ting, der skal gøres i første omgang. Det er nogenlunde på samme måde som David Eisenhower, USA’s 34. præsident. Han inddelte sine opgaver i fire grupper:

1. Haster og er vigtigt – det er de ting, du skal gøre først;

2. De ikke-hastende, men vigtige – sådanne ting bør gøres, når der ikke er nogen hastende opgaver;

3. Hastende uvæsentlige opgaver – denne gruppe indeholder de resterende opgaver, der skal udføres hurtigt, men som kan uddelegeres til en anden;

4. Ikke presserende og uvigtige – gør sådanne ting, når de ikke haster, eller uddelegér dem til andre.

Kort sagt skal du føre en liste over opgaver og prioritere dem på den ene eller anden måde. Dette kan enten gøres i en papirdagbog eller i en mobilapp. Vi vil dog tale om dette tættere på slutningen af dette materiale.

Som Covey siger i sin bog, løser succesfulde mennesker opgaver fra den første og tredje kategori hurtigt – det tager dem ikke lang tid, da denne proces udføres på det mest produktive tidspunkt af dagen – om morgenen. Hvad angår den fjerde kategori, er det bedre at ofre dens indhold. Og 60-80 % af din energi og tid bruges på ting, der hører til den anden kategori.

Benjamin Franklins system

Benjamin Franklin, en af USA’s grundlæggere, brugte også denne metode til at organisere sin dag. Nu er det hans portræt på 100-dollarsedlen. Det skyldes bl.a. udtrykket “tid er penge”, som er blevet en populær talemåde. Og det var ham, der sagde, at man ikke skal udskyde det, man kan gøre i dag, til i morgen. Kort sagt, du indser, at tiden var meget vigtig for Benjamin Franklin. Han udviklede endda et særligt system til at gøre tingene, som han derefter brugte resten af sit liv. I fremtiden vil den blive kaldt “Franklin-pyramiden”. Eller produktivitetspyramiden.

Denne metode nævner også alle mulige mål. Og jo større målet er, jo mere plads fylder det på papiret. Det flytter alt fra et fundament af livsværdier til en plan for dagen. Her er den komplette liste over mål:

1. Planlæg din dag;

2. Plan på kort sigt;

3. En plan for et år eller endda flere år;

4. En masterplan for at nå et vigtigt mål;

5. Det globale mål;

6. Livets kerneværdier.

Du bør naturligvis være interesseret i bunden af pyramiden. Hvad Frankin mente med de centrale livsværdier? Han havde 13 dyder i tankerne, som alle burde have i deres liv. Eller i det mindste, hvad du bør stræbe efter. tavshed, tilbageholdenhed, beslutsomhed, sparsommelighed, ordensmag, flid, retfærdighed, jævnbyrdighed, beskedenhed, kyskhed, oprigtighed, mådehold og renlighed. Og det betyder ikke, at du bare skal skrive disse principper for livet i dagbogen, og derefter ikke engang tænke på dem! Benjamin Franklin foreslår, at man hver dag fokuserer på en bestemt dyd. Nå, om aftenen skal du bemærke de fejl, der er begået på vejen til perfektion. I fremtiden skal vi forsøge at undgå at gentage dem.

På det næste trin i den givne pyramide er det overordnede mål. Her er alting enkelt nok. Hvis du f.eks. studerer til jernbanefører, vil et af dine overordnede mål være at blive en succesfuld ingeniør, der har tillid til at køre passagertog på en meningsfuld måde. Sørg for at sætte et eller flere af disse mål et sted på den første side i din dagbog eller i din tidsplanlægning. Mindre mål, som bidrager til dette mål, vil afhænge af dette mål.

Endelig er der øverst i pyramiden planer, der enten tjener som et primært mål eller som et mål for de næste par år. Og for enden af pyramiden er der planer for ugen og for dagen.

For at leve i overensstemmelse med Benjamin Franklins system skal man arbejde hårdt. Vi anbefaler, at du skriver alle opgaverne i en notesbog, som du altid har inden for rækkevidde. Du kan også tilføje dine mål til appen “Kalender”. Eller nogen af dem, der er beregnet til praktisk tidsplanlægning.

Gleb Arkhangelsky-systemet

Hvem er Gleb Arkhangelsky? Dette er grundlæggeren af virksomheden af samme navn. Denne mand ved også alt om tidsstyring. Han forsøger at præsentere principperne i allerede eksisterende systemer i et enkelt og klart sprog og tilpasser dem endda til vores virkelighed. Han har skrevet forretningsbøgerne Time-Drive, The Time Formula og flere andre.

Den mest populære er den førstnævnte bog. Det viser, hvor vigtigt det er at planlægge, motivere og sætte sig mål. Den beskriver også nogle gode tricks til at bekæmpe udsættelse. Lad os se på nogle af dem:

1. Ankermetoden indebærer brugen af håndgribelige vedhæftede genstande, der svarer til bestemte følelsesmæssige tilstande. De er nødvendige for at gøre dig selv klar til at få en vellykket opgave. Oftest bruger folk en eller anden form for musik som et anker. Man kan f.eks. reparere til Evanescence. Du skal skrive en ordentlig mængde tekst? Afspil klassisk musik eller naturlyde. Dette vil gradvist gøre enhver opgave lettere, da du er mentalt forberedt.

2. Frømetoden bruges til kedelige aktiviteter, som hele tiden udskydes til næste dag. Hvis du allerede har akkumuleret en masse af disse opgaver, skaber det unødig nervøs spænding. Derfor råder Gleb til at starte hver morgen med den mest kedelige og uinteressante opgave. Når man først har klaret det, er det sjovere at gå videre; igen får man den rigtige psykologiske bølge med sig.

3. Elefantbøfmetoden er en påmindelse om, at jo større og vanskeligere opgaven er, jo mindre har du lyst til at gå i gang med den. Du kan blive skræmt af den enorme størrelse af det hele. Nogle gange ved man ikke helt, hvor man skal begynde. Men det er egentlig ganske enkelt. opdele opgaven i delopgaver. De vil være meget mindre og kortere. Opgaven vil straks ophøre med at være skræmmende.

Gleb Arkhangelsky skriver regelmæssigt om hvile. Han minder dig om, at intet menneske kan bruge hele dagen på et job. Det er nødvendigt at hvile fra tid til anden. Og man skal kunne hvile sig – denne proces kan også være produktiv. Men det er en helt anden historie.

Tim Ferris-systemet

Hvis vi fortsætter med at tale om produktivitetsguruer, så skal vi huske Tim Ferris. Hans bøger bliver læst af millioner af mennesker, det samme antal mennesker deltager i offentlige foredrag. Den mest populære Ferris-bog er “Working 4 hours a week without being stuck in a office”. Det er en metode til at løse problemer baseret på kun to hvaler:

1. Du skal tage udgangspunkt i Paretos lov. Det betyder, at 20 % af indsatsen giver næsten 80 % af resultatet. Resten af indsatsen er kun rettet mod at opnå 20 % af resultatet. Vi skal fokusere på den aktivitet, der er vigtigst.

2. Det er også nødvendigt at lade sig lede af Parkinsons lov. Der står, at arbejdet skal fylde al den tid, du har afsat til det. Det betyder, at du skal bruge så meget tid på det, som du har brug for at gøre det.

3. Arbejdstiden må under ingen omstændigheder forlænges! Vær ikke bange for ikke at fuldføre en opgave! Produktivitetsguruen anbefaler endda at skære ned på dit arbejde, så du ikke slapper af i dusinvis af minutter. sekundære opgaver er bedst at udelade: De bør uddelegeres til andre personer.

4. Oftest arbejder fans af Ferriss’ tilgang med et “1-3-5”-system. Det betyder, at du sætter en vigtig opgave, tre mindre vigtige opgaver og fem mindre vigtige opgaver på din daglige to-do-liste. Med denne metode undgås overbelastning – det er dens største fordel.

Ferriss, som mange andre produktivitetsgenier, accepterer ikke at gøre flere ting på én gang. Den minder dig om, at dette vil føre til ufokuseret opmærksomhed, hvilket vil øge den tid, det tager at få arbejdet gjort. Derfor anbefaler han at opdele opgaverne efter deres hastende karakter. I anden halvdel af dagen bør du udføre små opgaver, hvor du er sikker på at klare dig. Det er også tilrådeligt ikke at spilde tid på at læse e-mails, instant messengers og sociale medier – de bringer dig normalt ikke tættere på dit mål og skaber en falsk følelse af travlhed.

Denne metode anvender ikke et program med en liste over opgaver. Efter den laver folk planer tidligt om morgenen og foretrækker ikke at tænke på næste dag. Deres største fjende er dovenskab. I de første par dage skal du tvinge dig selv til at lave en sådan plan. Du kan også bruge hjælp fra en anden person til at føre tilsyn med dig i alle dine opgaver.

Francesco Cirillos system

Det var Francesco Cirillo, der udviklede Pomodoro-metoden til tidsstyring. Et køkkenur hjalp ham med at gøre netop det..!

Som ung mand kom Francesco altid for sent og kunne ikke koncentrere sig om sine studier. Han er konstant distraheret af et eller andet. Men da han først indså, at han kunne få hjælp af et simpelt køkkenur. Dens krop var udformet som en tomat, hvilket er grunden til, at metoden har fået sit navn. Dens essens er enkel. Du skal afsætte 25 minutter til en opgave. Herefter følger 5 minutters hvile. Derefter går du tilbage til dit arbejde i de samme 25 minutter. Fortsæt, indtil du har udført alle dine daglige opgaver.

Disse 30-minutters bidder kaldes “tomatbidder”. Efterhånden begynder du at konkurrere med dig selv om, hvor mange opgaver du klarer på en dag. Som et resultat heraf vil din produktivitet stige betydeligt. Du skal bare ikke spilde den tid, timeren har afsat til at komme med opgaven! Det er en god idé at lave en to-do liste på forhånd. Du kan gøre det om morgenen eller før du går i seng. Følgende programmer vil hjælpe dig med at gøre dette.

Du kan tage tid på 25 minutters og 5 minutters segmenter ved hjælp af en simpel timer-app på enhver smartphone. Vi anbefaler dog, at du installerer en separat app, som fremskynder processen betydeligt. Mange af dem har endda et automatisk tomattællingssystem, så du kan tælle antallet af “tomater”, du har lavet!

Der findes flere af disse programmer i Windows. Vi anbefaler, at du overvejer TeamViz, Keep Focused og Tomighty.

iPhone- og iPad-brugere bør tjekke Flat Tomato og Tadam ud. Der findes også separate versioner af disse programmer til Mac OS X.

Og til Android-smartphones og -tabletter findes der Clockwork Tomato og andre applikationer af denne art.

Og du kan også finde på A

Udtryk sådanne timere i form af separate enheder! Når du bruger pengene, vil du have endnu større incitament til at anvende strategien.

Brug af en app eller en dagbog

Hvis du kan lide den metode, der blev opfundet af den 34. præsident, anbefaler vi, at du installerer Eisenhower-appen eller MyEffectiveness. Førstnævnte er til iOS-enheder, mens sidstnævnte kan bruges af Android-smartphone-brugere. Vi anbefaler, at du bruger 40 % af din tid på vigtige og hastende sager og de øvrige 60 % på vigtige, men ikke hastende sager.

Gleb Arkhangelsky, der er nævnt ovenfor, anbefaler at bruge opgaveliste-tjenester. Tidligere ville vi have anbefalet Evernote, men det har nu vist sig at være for dyrt, især hvis du vil indstille det til flere opgaver på én gang. Det er bedre at bruge Notion til dette formål. Det kræver også en kontant investering, men først efter et stykke tid – når antallet af opgaver overstiger et vist punkt. Dette er sandsynligvis det mest funktionelle program af sin art, og det er tilgængeligt på flere platforme. Men det har en alvorlig ulempe, nemlig den engelsksprogede grænseflade.

Hvis du ikke har brug for alle de mange gadgets og funktioner, er der et par mobilapps, som vi kan anbefale. Den første er Todoist. Det skaber en liste over opgaver, som kan prioriteres på en eller anden måde. En opgave kan indstilles til en bestemt dag, eller den kan vises efter en bestemt tidsplan – f.eks. hver tredje uge. Du har detaljerede rapporter, der viser, hvilke ting du gør oftest.

Den anden app, vi anbefaler, er Jiffy. Det er ikke til planlægning, men til at holde styr på den tid, der bruges på forskellige opgaver. Når du starter en opgave, placerer du den på listen og klikker på knappen “Start”. Når du er færdig, skal du trykke på knappen “Stop”. Du kan derefter se en rapport, der viser, hvor meget tid du har brugt på den pågældende dag, uge, måned eller endda år. Igen er et sådant program nyttigt til selvkontrol: Når du først har startet timeren, er det usandsynligt, at du bliver afbrudt uden en undskyldning. Den synkroniserer i øvrigt til cloud storage. Så når du køber en ny smartphone, mister du bestemt ikke alle dine statistikker.

Du kan også bruge en dagsplanlægger. Hvorfor ikke?? Det er en praktisk to-do-liste, og du behøver kun en kuglepen. Men hvis dit job indebærer, at du skal rejse rundt i byen, er det bestemt ikke den bedste løsning.

Konklusion

Hvis du bruger vores tips, vil du blive markant mere produktiv. Det betyder, at du vil gøre flere ting på en dag end normalt. Du kan være sikker på, at de mennesker, du holder mest af, vil blive glade for det. Men det materiale, vi har skrevet, vil vise sig at være fuldstændig ubrugeligt, hvis du er doven.

Lignende poster:

1. A-mennesker og B-mennesker: hvad det er, og hvordan man kan bestemme? Daglige rytmer for hver af os deres. De er bestemt af A-mennesker og B-mennesker. Hvis du tydeligt definere din egen A-mennesker og B-mennesker, kan du vælge interessante arbejdsforhold, bygge dit liv...
2. Organiser retro stil fest Hvis du keder moderne hverdage og velkendte sidder ved bordet på helligdage, kan du organisere en retro fest. Charmen af ​​et sådant parti er, at begrebet “retro” kan tilskrives nogen gange,...
3. Som du kan få kendt med pigen: steder, udseende og adfærd måde På trods af, at historisk ret til tilgang og komme i nærkontakt tilhører den mandlige gulv, hans repræsentanter er ofte venter på første trin fra pigen. Dette kommer fra den manglende...
4. 5 fejl med øjenmakeup, som du præcist gør hver dag Næsten hver pige før de forlader hjemmet gør makeup. Særlig opmærksomhed betales til øjnene, for som du ved, er de et sjælspejl! Men hvad de samme fejl gør kvinder med øjenmakeup?...