Tips til at udarbejde og oversigt over sekretæren

Sekretæren for Selskabet påtager sig opgaverne for at organisere arbejdskraftens kollektive aktiviteter og især lederen af ​​virksomheden. Dette er en assisterende leder af virksomheden, så temmelig strenge krav præsenteres for kandidater til denne ledig stilling. Lad os blive mere på, hvordan man opretter et vellykket resumé for enheden til sekretærens position.

Hvad gør specialisten?

Arbejdet i nogen sekretær kræver, at evnen til hurtigt at skifte fra en type arbejdsaktivitet til en anden. Denne person udfører en bred vifte af opgaver, men de er alle rettet mod at hjælpe den første person i virksomheden i arbejde, samt redde sin arbejdstager og personlig tid. Traditionelt omfatter de officielle funktioner i denne specialist kontorarbejde, arbejde med telefon, mini-PBX og kontorudstyr, omfordeling af opkald, samt tilrettelæggelse af møder, forretningsrejser og et andet arbejde.

• Sekretær i receptionen Ansvarlig for den primære modtagelse af kunder og besøgende, kommunikation via telefon, modtagelse af faxer samt servicestøtte til forhandlingerne i hovedet.
• Administratorens jobopgaver Indtast organisationen af ​​den mest effektive samspil mellem ansatte i virksomheden, opretholdelse af ordre i kontorlokaler, servicekontorudstyr, der sikrer virksomhedens kontor af alle de nødvendige papirvarer og økonomiske varer.
• Lidt forskellige opgaver af den personlige assistentleder. Denne specialist er altid opmærksom på de kommende begivenheder. Det er på skuldrene, at udarbejdelsen af ​​skemaet for ejerne af hovedet, opfyldelsen af ​​hans personlige ordrer og mange andre opgaver, der normalt forhandles i hvert tilfælde individuelt.
• Sekretær for Domstolen session Normalt er knyttet til en dommer – denne officer tager del i retten møder og udfører alle de nødvendige dokumentarfilm arbejde. Den dømmende magt er engageret i arkivering af dokumenter, overførsel af materialer til kontoret, der fører referatet af retsmøde, såvel som at sende dagsordenen. Krav til dette indlæg er meget høje: medarbejderen skal have en højere juridisk uddannelse og erhvervserfaring i mindst 2 år.
• pressesekretær Madlavning spørgsmålene om præsentationen af ​​det pågældende mærke, interagerer med medierne, udgør et udvalg af relevante nyheder. Personlig assistent tager al korrespondance, forbereder alle de forretningspapirer til den første person i firmaet, indsamler oplysninger, en eller anden måde er forbundet med vedtagelsen af ​​vigtige beslutninger, og også udfører engangs-tildeling af chefen.

Dens detaljerne er også tilgængelige i aktiviteterne i den assisterende notar, sekretær for oversætteren, samt en ansat på skolen i skolen.

Struktur

Enhver CV består af flere blokke. Nedenfor er de anbefalinger, der indikerer, i hver af dem i fremtiden sekretær.

Ansvarsområder

I en udvidet version, en liste over officielle opgaver af enhver sekretær ser sådan ud:

• Modtagelse af indkomne breve og applikationer, deres omfordeling, overførsel til ansvarlige personer+
• Modtagelse af dokumentation for signaturen til hovedet+
• Svaret på de indgående telefonopkald og deres viderestilling+
• Organisation of Business Forhandling Chief+
• Udarbejdelse appellerer, breve og andre dokumenter på efterspørgslen af ​​chefen+
• Forberedelse af møder og arbejdsmøder, indsamle de nødvendige materialer, anmeldelse af alle deltagere i arrangementet om tid og sted for deres bedrift, den endelige udformning af mødet protokoller+
• Levering af tjenesteydelser for tilrettelæggelsen af ​​gæsterne af hovedet+
• Kontrol over henrettelsen af ​​ansatte i de ordre administration ordrer+
• Sikring af administration af selskabet er nødvendig for arbejdet med kontorartikler, kontormaskiner og andre midler, der fremmer uafbrudt arbejde personale+
• modtagelse af besøgende+
• Vedligeholdelse af virksomhedens arkiv+
• Organisering af first-person virksomhedens personale: køb af billetter, samt værelsesreservation i hotel+
• Udførelse af andre instruktioner.

Hvis du ansøger om en referent sekretær, så være forberedt, at kontrollen af ​​de dokumenter vil blive føjet til listen af ​​ansvar, udarbejdelse af analytiske anmeldelser, indsamle materialer til rapporter og taler.

Færdigheder

En succesfuld kandidat til stillingen af ​​sekretæren må nødvendigvis have følgende kompetencer, som kan specificeres i Resumé:

• Levering+
• Gennemførelse af telefonsamtaler+
• Møde og indledende rådgivning kunder+
• Vedligeholdelse af livet på kontoret+
• Korrespondance behandling+
• Organisering af arrangementer og forretningsmøder+
• Manager Time Management+
• Kendskab til kontorudstyr og kontorprogrammer PC.

Hvilke slags færdigheder i prioritet – afhænger af selskabets anvendelsesområde. For eksempel, hvis sekretæren er forpligtet til det medicinske center, er den dybe kendskab til kontorarbejde og dokumentstyring usandsynligt, det er usandsynligt, at du vil have brug for evnen til at udstede dokumenter til opnåelse af visum. Denne position kræver evnen til at kommunikere med kunder, kendskab til grundlaget for medicinsk sag, evnen til at kommunikere via telefon i et stort volumen.

Præstationer

Professionelle resultater er vigtige for enhver arbejdsgiver, blandt de mest betydningsfulde normalt fordeler følgende punkter:

• Optimering af dokumenthåndteringsselskabet+
• Skabe et optimalt arbejdskraft klima på kontoret+
• Organisation af interaktionssystemet af enheder+
• Rejse Support+
• Koordinering af aktiviteter af kurer- og rengøringsservice.

Professionelle og personlige kvaliteter

Den kompetente sekretær skal have sådanne vigtige kvaliteter som:

• Åbenhed for kommunikation+
• Ansvar og orientering for resultatet+
• aktiv livsposition+
• Evne til at udføre opgaver i multitasking+
• Evnen til hurtigt at skifte fra den ene aktivitet til den anden+
• mangel af dårlige vaner+
• Stresstolerance+
• Nøjagtighed og scrupulsiness+
• Ønsket om at bringe i gang til enden+
• anstændighed+
• evne til at arbejde med personlige oplysninger+
• Korrekt mundtlig og skriftlig sprog+
• Godt kendskab til business etikette+
• evne til at handle i teamet.

erhvervserfaring

Hvis du allerede har arbejdet som sekretær, vil du ikke være svært at beskrive din erhvervserfaring. Meget mere kompliceret af de ansøgere, der søger arbejde på denne specialitet for første gang. Ikke desto mindre er den manglende erfaring – at ikke en grund blive forstyrret, kan du altid nominere dine vigtigste færdigheder, der besidder.

For eksempel kan du angive:

• Fri ejerskab af engelsk og spansk+
• besiddelse af alle grundlæggende kontorprogrammer+
• Kendskab til kontorudstyr+
• 10-Følg Top Printing Method (300 tegn pr. Minut).

Du bør altid nominere dine “Trumps” – det vil give arbejdsgiveren mulighed for at se, hvad du er stærk og interesseret i din kandidat.

Uddannelse

For at kvalificere sig til ledig ledelsessekretær for et solid firma, skal du have en videregående uddannelse. Det er dog ofte nødvendigt at effektivt opfylde forpligtelser Yderligere kurser og træning til kontorarbejde, Arkivaske, samt træning med kontorudstyr. I små kontorer overholder sekretærer ofte det yngre advokats ansvar eller regnskab. I så fald vil der være behov for juridisk eller økonomisk uddannelse.

Ved ansøgning om posten for administratorsekretær og medarbejder i receptionen er tilstedeværelsen af ​​videregående uddannelse ikke grundlæggende.

Hvad behøver ikke at specificere?

Lidt mere detaljeret om, hvad du ikke behøver at angive i resuméet.

• Dine hobbyer og hobbyer. Det er ikke nødvendigt at male i detaljer, hvordan du kan lide at dyrke blomster / strik / broderet, hvis din fremtidige aktivitet ikke har nogen relation til dette.
• Alle eksisterende erfaringer. Mange begynder at arbejde med sådanne stillinger som en sælger, Vanitor eller Cleaner. Hvis du arbejder i mere end 10 år, vil det være ret nok til at dvæle på 2-3 steder i en lignende specialitet.
• Sekretæren skal have et behageligt udseende, så det er tilrådeligt at vedhæfte et billede til genoptagelsen. Men ingen sexet baggrund er ikke tilladt her – begrænse det strenge billede “for dokumenter”. Billeder i en badedragt eller restaurant kan ødelægges forkert.

Sådan skriver du et ledsagende brev?

Det ledsagende brev er ikke obligatorisk, men alligevel gør et gunstigt indtryk på en potentiel arbejdsgiver. Det er ikke nødvendigt at gentage alt, der er skrevet i CV. Her skal du udpege din interesse for ledige stillinger og understrege kortvarigt tilstedeværelsen af ​​grundlæggende færdigheder og kompetencer, Hvem vil hjælpe dig med at opfylde faglige opgaver.

I slutningen af ​​brevet takker interessen og udtrykker vores oprigtige håb for et svar.

Prøver

Afslutningsvis giver vi en færdigberettiget CV-skabelon til posten af ​​sekretariatet.

Ivanova Olga Ivanovna

D. R.: ti.01.1985

hjemmeadresse: Rostov

Mob. telefon: +7 (***) ** – ** – ***

E-mail: *** @ ***. **

mål: Position af den personlige sekretær for hovedet

Uddannelse

Rostov Economic Institute

Socioøkonomisk fakultet

BC “Erhvervsuddannelse”, seminar “Grundlæggende om sekretærvirksomheden”

erhvervserfaring

01.2013 G. – I øjeblikket, JSC “Trading House”

Position: Sekretær

ansvarsområder:

• Planlægning arbejdsplan direktør+
• Levering+
• Vedligeholdelse af uafbrydbar liv af kontoret.

09.2008 – 12.2012 G. JSC “Medcentre Plus”

Stilling: Fuldmægtig i receptionen

ansvarsområder:

• Modtagelse og omfordeling af telefonopkald+
• Arbejde med korrespondance+
• møde Visitor+
• Primært rådgivning kunder.

Færdigheder:

• Erfaring med kontorarbejde+
• Kendskab til kontor computerprogrammer+
• grammatisk korrekt tale+
• Bekendtskab med kontorudstyr.