Hvem er generalsekretæren og hvad han gør?

Sekretærens position i lang tid var den mest ønskelige for mange repræsentanter for den smukke etage. Tidligere var der som regel næsten ikke noget fra en sådan medarbejder, bortset fra et attraktivt udseende. Men nu er alt ændret, nogle gange er en sådan medarbejder en vigtig del af kollektive og bør være klar til at udføre en række funktioner. Som følge heraf er det ofte stærkt indlæst af arbejde. Hvad er disse ansvarsområder, hvilke krav der skal overholdes for at få et jobtilbud, læs i denne artikel.

Særegenheder

Profession “sekretær” går tilbage til tiderne i det gamle Rom. “Sekretærer” var betroede af kejsere – mænd, der havde en stor politisk indflydelse. Dette erhverv har modtaget sin nye begyndelse under Første Verdenskrig, men har allerede indeholdt opfyldelsen af ​​helt andre opgaver. Indtil vores tid blev kun ekkoer nået ved sekretærens oprindelige betydning i form af sådanne stillinger som generalsekretæren og statssekretæren.

I dag kræver erhvervet, sekretærhenten, at opfyldelsen af ​​arbejdet i forbindelse med dokumenter, organisering af kontorarbejde, kontorudstyr og andre funktioner. Vigtige færdigheder for sekretæren for referencen er kommunikation og opmærksomhed. Præfiks “Reference” betyder, at medarbejderen vil kommunikere med myndighederne om forskellige arbejdssager. Det er klart, at konkurrencedygtigheden blandt dem, der ønsker at tage denne stilling, høj, især i store virksomheder eller virksomheder. De nærmere af de færdigheder, som sekretæren skal have, nogle gange kan afhænge virkefelt i selskabet. Simpelthen sætte i selskabet, der beskæftiger sig med salg af udstyr, skal sekretæren kende subtiliteten af ​​forretningsforhandlingerne. Dette er dog slet ikke nødvendigt for hvert firma alle individuelt.

Store rekrutteringsvirksomheder hævder, at denne position sammen med førerens indlæg og andre lignende ledige stillinger foreslår en stor mængde overtidsbehandling. Mennesker, der er på disse positioner er tvunget til at tilpasse sig den plan for chefer og være klar til at arbejde næsten 24/7. Nu er populariteten opnået “virtuelle sekretærer”, som opfylder de fleste forpligtelser i den sædvanlige sekretær for de firmaer, der ikke kan fjerne kontoret eller simpelthen ikke gøre det på grund af at spare penge. Separat bør det bemærkes betydningen af ​​sekretærens udseende. Sekretæren skal klæde sig i en forretningsstil, undgå lyse, udstødte og uhensigtsmæssige makeup, frisurer.

Brugen af ​​parfume med en mærkbar aroma er ikke velkommen, men et beskedent, attraktivt udseende er velkomne.

Job beskrivelse

Dette dokument indeholder alle ansvarsområder vedrørende medarbejderens aktiviteter. Jobinstruktionen indeholder også medarbejderrettigheder og en beskrivelse af kravene til det. Dette dokument indeholder oplysninger og om hvem der skal erstatte medarbejderen under sit fravær. Det er også værd at bemærke, at hvis det er nødvendigt, kan jobbet instruktion revideres og ændres. Dette kan ske i følgende tilfælde.

• Ændring af ansvarsområder sekretæren referent.
• Fremkomsten af ​​ændringer i dokumentationen for organisationen.
• Fremkomsten af ​​ændringer i strukturen i organisationen.

Ansvarsområder

Nedenfor er de vigtigste ansvarsområder sekretæren Referrant.

• Ofte en person, der er i denne position er ansvarlig for at levere papirvarer. Han skal også bestille produkter hvis det er nødvendigt. Direkte ansvar sekretæren – bestille en køler med vand og holde øje med sin fyldstof.
• Den referent sekretær skal modtage opkald til hovedet og producere deres “screening”.
• Han skal også organisere rækkefølgen af ​​der modtager besøgende.
• Den person, der er i denne position er underordnet generaldirektøren for selskabet. Derfor vil de fleste af de forpligtelser, udført vil være forbundet med sine anmodninger og ordrer.
• Listen af ​​ansvar omfatter også modtagelse og afsendelse af det modtagne og sendte korrespondance, forberede de nødvendige dokumenter efter anmodning fra generaldirektøren, kontrol af dokumenter, som instruktøren skal underskrive.
• Sekretæren sender også de nødvendige oplysninger fra instruktøren til medarbejdere og tværtimod, årsager medarbejdere til direktøren efter behov.
• Denne medarbejder også ofte interagerer med den administrative og økonomiske afdeling. Nogle gange kan han koordinere med de ansatte i denne afdeling af kontor kontor ved kontorartikler og opgørelse. I modsætning til det ovenfor beskrevne første emne er denne vare ikke altid ordineret i refererende sekretær jobbeskrivelser.
• Sekretæren skal bestille flyvninger til fly og bogrum på hoteller, hvis direktøren eller andre medarbejdere går på forretningsrejse.
• I nogle organisationer skal sekretæren underrette myndighederne og / eller andre medarbejdere om de kommende festligheder, fødselsdage af medarbejdere og helligdage. Nogle gange er en HR-specialist involveret i.
• Sekretæren dagligt bør forberede receptionsdirektøren til begyndelsen af ​​den nye dag – inkludere lys, kontorudstyr (printer, computer og så videre), udarbejde de nødvendige dokumenter.

Et ansvar

Referencens sekretær skal reagere på dokumentstrøm og har ingen ret til at oplyse fortrolige oplysninger. En sådan medarbejder er ansvarlig for bevarelsen af ​​dokumenter og deres rettidige arkivering. Sekretæren er ansvarlig for manglende overholdelse af de pligter, der er foreskrevet i den officielle instruktion,. E. For manglende opfyldelse af deres arbejdsfunktioner, herunder sådanne overtrædelser, som om sent. Medarbejderen kan få problemer, hvis han bliver forhandlet til arbejdet med dokumentationen.

Ansvaret skal bæres for videregivelse af fortrolige oplysninger, som henviser til den kategori af “kommerciel mysterium”. En medarbejder er forbudt at forkæle opgørelse, især møbler leveret til ham eller ejes af selskabet. Sekretæren er ansvarlig for taktløs eller uhøflige holdning over for medarbejdere. Da det er rapporteret at alle andre medarbejdere næsten dagligt, skal sekretæren være ikke-konflikt og diplomatisk.

Manglen på en demonstration af disse kvaliteter kan føre til afskedigelse af sekretæren.

Rights

Først og fremmest har sekretæren ret til at anmode de forskellige dokumenter, der er nødvendige for at arbejde i forskellige medarbejdere. Sekretæren kan distribuere modtagne telefonopkald, afhængigt af deres betydning efter eget skøn. Det samme gælder for proceduren for at acceptere besøgende til modtagelse. Han kan også kræve en forklaring fra medarbejdere, hvis der har været en disciplinær overtrædelse. Sekretæren har også adgang til dokumenter under den gribbe “Fortroligt”.

Kun generaldirektøren kan afskedige eller ansætte en sådan medarbejder, og ikke lederen af ​​afdelingen eller afdelingen, som i andre tilfælde. Det samme gælder for genopretningen. Sekretæren kan forelægge ledelsen af ​​forslaget om forbedring af arbejdet med dokumentation eller ledelsesarbejdsmetoder. Også han kan optimere nogle arbejdsgange. Som enhver anden medarbejder har han ret til at kræve oprettelse af komfortable forhold for arbejdskraft og kan endda mundtligt kræve forklaringer fra medarbejdere, der overtræder arbejdsdisciplinen.

Viden og færdigheder

Som regel anslås sekretærens arbejde på grundlag af dets udøvende og effektivitet. Således er andre færdigheder sekundære. Medarbejderen skal kunne kommunikere med mennesker, forhandle, have en kompetent tale. Skal være i stand til at løse forskellige former for organisatoriske problemer, brug Microsoft Office-programmer – Excel, Power Point, Word og Andet.

Uddannelse

Der er ikke noget hårdt krav til uddannelse, såvel som den modtagne specialitet. Uddannelsen skal dog nødvendigvis være, omend den sekundære specielle. Kandidater af juridiske fakulteter er givet præference på grund af, at arbejdet for det meste er relateret til dokumentationens adfærd. Ønskelig oplevelse fra 1 år. En alternativ oplevelse af arbejde kan anses for at passere gennem træningskurserne.

Udenlandske virksomheder fra kommende medarbejder kan kræve kendskab til et fremmedsprog. Sekretæren skal være i stand til kompetent at udtrykke sine tanker, skrive og udarbejde dokumenter uden grammatiske fejl.

Ofte kan jobbet instruktion indeholder en ufuldstændig liste over rettigheder, pligter og krav til generalsekretæren reference. Dette gælder for opgaver – faktisk deres liste er bredere.

Arbejdsplads

Efterspørgslen efter dette erhverv er stor. Som regel er sådanne aktiviteter bedst egnet til unge fagfolk, der for nylig har taget eksamen. Denne aktivitet er en god mulighed for at finde ud af strukturen af ​​virksomhedens arbejde. Det menes at i denne stilling kan du købe gode færdigheder i fremtiden for en god leder. Da den referent sekretær udfører en bred vifte af opgaver, det er en vigtig og nødvendig medarbejder selv for de mindste virksomheder.

Afslutningsvis er det værd at bemærke, at skabelonen, hvorefter sekretæren skal kun være i stand til at lave mad kaffe og reagere på telefonopkald, langt fra sandheden. Nu er det et bredt spektrum specialist.